Procesoptimalisatie

Tegenwoordig opereert de Nederlandse politie in internationaal verband. Zo hebben afspraken binnen de Europese Unie grote invloed op onze primaire processen, organisatie en I-functie. Maar treedt onze politie ook mede-beïnvloedend op in Brussel? Een schets.

De gemeente Oud-Beijerland heeft met ingang van 1 juli 2011 een nieuw systeem voor de bestuurlijke voorstellen ingevoerd. Marijk van der Hoek, afdelingshoofd Interne Dienstverlening van de gemeente Oud-Beijerland, vertelt hoe de gemeente de digitale besluitvorming heeft geïmplementeerd.

Met de komst van het zaaksysteem wordt de inzet van het traditionele DMS vaak ter discussie gesteld. De rol van het nieuwe systeem is echter anders dan het DMS. Terwijl het DMS documentgericht is en ontwikkeld is voor een archiefafdeling, wordt het zaaksysteem ingezet als procesondersteuning voor alle gebruikers binnen de organisatie.

Met het toenemende gebruik van het internet en sociale media neemt ook de noodzaak toe om deze kanalen te archiveren. Vrijwel alle overheidsorganisaties zijn zich bewust van het feit dat de Archiefwet voorschrijft dat archivering moet gebeuren. Toch worstelen ze met de vraag hoe dit toe te passen op het web en de sociale media. Wat is het nut en de toegevoegde waarde om zulke zaken te archiveren? Welke gevolgen heeft dit voor de inrichting van processen en afspraken over documentbeheer?

Dienstverlening staat onverminderd hoog op de bestuurlijke agenda’s. Hoewel het huidige financiële klimaat gevolgen heeft voor de bestaande visies en de ontwikkelingen binnen de overheidsdienstverlening, wordt er nog steeds hard gewerkt om deze te verbeteren. Terecht, want in tijden waarin er steeds duidelijker wordt aangegeven dat de overheid niet meer voor álles kan zorgen is goede dienstverlening juist een kerntaak.

Digitaliseren moet ten dienste staan aan de organisatie, medewerkers en de burgers – het moet geen doel op zich zijn. Als het blijft bij een prachtige website met info en mogelijkheden om formulieren in te vullen, en vervolgens wordt alles uitgeprint en via papier afgehandeld, is dat het paard achter de wagen spannen. De gemeente Rijssen-Holten begrijpt dat: zij brengt eerst de digitale afhandeling intern op orde, en daarna treedt zij er pas mee naar buiten.